先說故事,再推專案-活用專案管理的故事力

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先說故事,再推專案-活用專案管理的故事力

在許多偉大專案推動過程的背後,相信一定有些動人的故事。

如果能夠挖掘這些專案背後的故事,不論它是淒美悲切或是昂揚激勵,將會增添幾許動人的感性情懷。而這些感性情懷所激發的借鏡隱喻,或將有利於「專案領導人」掃除在過程中的障礙,並強化與「利害關係人」的良性溝通。這就是「故事力」可以發揮的影響力。

人類歷史上有許多令人嘆為觀止的工程建設,都可視為某種形式的「專案管理」。例如:橋樑、鐵塔、長城、水壩、運河、金字塔等的興建,乃至於近期的北京奧運、高雄世運、上海世博、台北花博、倫敦奧運場館的建築,都需要專案經理人或「工頭」確切掌握「時間、資源、預算」等關鍵因素,以利高品質的成果展現。

我相信在這些偉大專案推動過程的背後,一定會有些動人的故事。如果能夠挖掘這些專案背後的故事,不論它是淒美悲切或是昂揚激勵,將會增添幾許動人的感性情懷。而這些感性情懷所激發的借鏡隱喻,或將有利於「專案領導人」掃除在過程中的障礙,並強化與「利害關係人」的良性溝通。這就是「故事力」可以發揮的影響力。

舉例而言,九月份我剛從捷克旅遊回來,其中最為是人熟悉的兩個景點莫過於「伏爾塔瓦河(Moldau,或稱Vltava莫爾島河)」及「查理士橋(Karlův mos 或稱Charles Bridge)」。導遊告訴我們「伏爾塔瓦河」是捷克音樂家史麥塔納在創作交響樂詩《我的祖國》的第二樂章,就在描述「伏爾塔瓦河」。再加上捷克神話中又在這條河上加上一個水上幽靈:一個穿著綠夾克、抽著煙斗的小矮人,樂於給人提供忠告,更引發人們無限的遐思而廣為流傳。

至於「查理士橋」則是布拉格最古老的一座橋,跨越伏爾塔瓦河。我立刻想到如果將「查理士橋」的興建過程看做是一個「專案管理」,那麼背後有什麼故事呢?導遊告訴我們「查理士橋」的興建可追溯至西元1165年,查理士四世命令他的教堂建築師彼得帕勒興建的。根據傳說這座橋的砂漿有摻入雞蛋,所以比較堅固,數度遭受水災破壞卻從未傾倒。橋上的兩側共有15座以宗教故事寓言的雕像,導遊告訴我們其中有一座最負盛名的雕像是一尊頭戴金冠的聖尼柏繆克像(St John Nepomuk)。接著導遊開始說故事,故事傳說是國王溫瑟拉四世的王妃曾向聖尼柏繆克告解自己的心事,而國王疑心甚重,欲迫使尼柏繆克透露詳情,但遭拒絕。於是國王憤而在西元1393年,對其施以酷刑並從橋上拋入河中。後繼者將他追封聖人,讓世人憑弔。

故事說完後,導遊還慫恿我們去摸一摸這個雕像,給自己帶來好運。我心想不知當時的雕刻家在從事這座雕像的專案工作時是戒慎恐懼、感覺意義重大,還是熱情澎湃、緬懷聖人風範?但相信他們絕對想不到,這座雕像竟會因著這個「故事」,在數百年後已經被觀光客觸摸的閃閃發亮了。

聽完了西方「查理士橋」的故事,還有東方萬里長城的孟姜女萬里尋夫、哭倒長城的故事。萬里長城「專案」在興建過程中,不知大工頭「秦始皇」在工作任務的規劃與分配中是否顧及到各「利害關係人」的權益與負擔呢?大工頭可能想不到曠世奇蹟的長城建築背後,竟然還蘊藏一樁故事:一個秦國築城的役人名叫杞良,不堪勞苦,偷偷逃走,被抓回工地後受刑致死,遺骸埋在牆基。杞良的妻子癡情孟姜女於是萬里尋夫,連哭十天,最後哭到城牆崩塌,終於找到埋在牆基下的遺骸,平添了幾許淒美哀傷色彩。

接著我又想到一個聖經舊約「出埃及記」記載摩西(Moses)的故事,可用來隱喻專案管理中所需具備的幾項知識領域,如:「溝通管理」與「時間管理」等。

摩西是生於約西元前十三世紀的猶太人,從小戲劇性地被埃及法老王女兒領養,在宮廷中接受良好教育,卻默默地看著他的同胞以色列人在埃及過著奴隸生活。長大後在一次看不慣埃及官長虐待鞭打以色列人的事件中,他竟失手殺了埃及人。為了逃避法老的追殺,摩西只好亡命天涯,在米甸的曠野中牧羊長達四十年。就在他將近八十歲的時候,耶和華神在西乃山呼召摩西出來拯救以色列人,要救他們脫離埃及人的手,領他們到美好、寬闊、流奶與蜜之迦南美地。

這一個艱鉅的任務,對於拙口笨舌的摩西而言相當為難,但是上帝賜給他口才,給予他信心。因此當摩西到埃及法老王面前,請求法老王准允讓以色列人離開埃及時,法老王聽聞後心裡剛硬,不肯應允。後來摩西在與法老王談判交涉的過程中,配合上帝的旨意,逐一降下十樣災害:水變作血、青蛙、虱子、蒼蠅、瘟疫、起泡的瘡、冰雹、蝗蟲、黑暗、擊殺埃及頭生長子等,意欲使法老王剛硬的心屈服。直至最後第十災,法老王自己的長子被擊殺,他才勉強同意讓以色列人離開埃及。

而當摩西已帶領著兩百萬以色列人出埃及,即將走到紅海邊界時,法老王卻突然後悔,立刻指示追兵在後追趕。此時上帝指示摩西,要他舉杖向海,伸手把海分開,於是海就像牆壘一樣向著兩邊分開,以色列人就步行下到海中走乾地。當埃及軍馬從後面追趕過來時,海水又合起,無盡的海水隨即把埃及軍隊淹沒,終於以色列人順利過了紅海。

故事先停在這裡。我試著用這個故事,來隱喻專案管理中所需具備的知識領域,如:整合管理、範疇管理、時間管理、成本管理、品質管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理等。

  1. 整合管理:摩西必須先制訂計畫,評估在與法老王各種衝突的情況下,對於方案之間進行取捨,並監控進度,以利出埃及的目標達成。
  2. 範疇管理:摩西還要找出哪些工作隸屬於本次專案的範疇(例如:在第十災擊殺長子前夕,吩咐以色列人每一家要宰殺並喫一隻羊羔,並將羊羔的血塗在房屋左右的門框和門楣上,晚上不可出門,以免被神誤擊殺),如此有序地將工作分配執行,以免工作範疇陷入無止盡的延伸。
  3. 時間管理:摩西與以色列人他們必須如期地配合神的行動與旨意,如期地整裝出發、行走、跨越紅海等,這都需要對於專案所需的時間予以規畫、排程,在成本、時間與風險之間加以調整。
  4. 成本管理:出埃及時,除了婦人孩子,步行的男丁約有六十萬。還有羊群牛群等許多的牲口,都涉及有形與無形的費用規畫、估算,必須確保能在預算內完成專案。
  5. 品質管理:摩西除了在預定的時間和預算內控制成果,還要能確保人員「安全」順利地出埃及,這就是專案成果的品質,否則人數死傷大半,就不算成功。
  6. 人力資源管理:摩西的好幫手是他的哥哥亞倫,還有以色列各會眾的首領。這是藉由招募適合該專案的人,或是隨著專案的進行,培育人員的技能,以成功完成任務。
  7. 溝通管理:摩西要透過「曉之以義、動之以情」的溝通方式去說服法老王和以色列會眾。就像在專案管理的過程中,可透過正式和非正式的溝通形式,傳播並儲存整個專案所需的訊息。
  8. 風險管理: 摩西與法老王談判是風險(可能動輒得咎被處死),神降下十災是風險(可能遭致法老王的憤怒報復),以色列人出埃及是風險(可能遭致法老王的軍馬追趕殺戮),以色列人憑著信心過紅海是風險(可能葬身海底)。所以專案風險管理包括:風險規畫、識別、分析、應對和監控的過程,其目標在於考慮周延,有備無患。

由此可知,故事背後的隱喻能透過感性情懷,達到理性說服。讓我們學習在專案管理中發揮「說故事」的「軟實力」吧!

 

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