如何主持會議才能避免冗長與無意義的討論,有效率且有效果?

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如何主持會議才能避免冗長與無意義的討論,有效率且有效果?

在回答如何有效率主持會議前,不妨先看看無效會議的通病:

「會而不議、議而不決、決而不行、行而不果」

一群工作夥伴看似想運用會議來集思廣益,但徒具形式聚在一起、花了一段時間、無的放矢各自表述、結果當然既無共識又無結論,當會議結束時,只感慨浪費時間,以致於與會者「共同決定」~咱們下次開會再討論決定是了!

上述這樣的情景您是否似曾相識呢?要突破無效會議的困局,可以從人、事、時、地、物等面向來檢視成功會議的要件,無論您常擔任主席或與會人員,以下必修課程,來搶救出您的時間出來,創造工作效能!

人:為了有效參與,必須鎖定利害關係人或相關部門出席,否則濫發會議通知的結果將使會議室內坐的盡是「事不關己、己不操心」的「旁觀者」,除了緊盯手機或插科打諢外,即使想參與也欠缺發言立場。避免大家某些夥伴不發言,主席可巧用用書寫意見皆可;還有盡量排除「集體愚蠢」現象~為求共識,一味求人和為貴,以求快速共識與妥協為目的,就會造造成共同決策出一個不OK決定。

:議題訂定須有其急迫性與重要性,在發出會議通知前即應溝通確認,而不是等收到通知、甚至進到會議室後才表示知道主題為何?如果牽涉對象過多或議題過於複雜,可先召開會前提醒每個人事前準備資料與建議,會以確保會議效能。會議中主席必須引導討論、避免離題、促成結論,針對決議事項應展開為行動方案,並於效期內完成。

時:議程規劃攸關會議的成敗,各議題須配置得宜的討論時間並且精準掌握。唯有議事精確、決行徹底的會議才能持續讓人投入時間與心力,否則未來再召開會議時只會讓接到通知者急忙找人代理,避之唯恐不及。

地:會議的地點或會議外圍環境必須不受干擾,尤其需考慮位置適中,以便利遠地而來的出席者,如要視訊會議,需先考慮相關影音設備穩定性。

:限制使用手機、筆電或其他干擾會議進行的物品,除了平時應養成良好的會議禮儀,會前主席可再次提醒行為規範;另外,必要的設備,如:資訊、簡報、音響…等系統於會前應測試完備,並確認相關會議資料備妥充足。

如果要替有效會議下一個操作型定義,應該是:「會而能議、議而能決、決而能行、行而能果」,也就是「參與者充分討論並達成共識,落實執行且展現具體成效」。有幸參與這樣的會議,不但是有要溝通、解決問題的過程,更是集體學習的最佳時機。

會議是組織優化中很重要活動 , 協助團隊共識, 提升工作績效; 以至於企業轉型創新中很重要溝通模式; 所以企業主管培訓中必需研習議題! 

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