數位資料管理術

管理創新

數位資料管理術

經過10年的專業經理人的洗禮,接續轉職變為全職的講師,面對大量的知識與資訊,要如何來管理呢?
除了利用搜尋的方式之外,是否還有其它可以互相搭配的方式?
或是有何邏輯思考架構,來迎接海量的知識,進而形成個人內化的資料庫?

Bele相信學習,我們統整學員網路的討論以及在平日學員互相討論的內容,請蔡興正回答他長期進行資料管理經驗心得,及注意事項建議:

  • 為何資料於Google都可以找得到,還需要進行資料管理?
  • 如何來啟動資料管理的第一步,進而內化為個人的資料庫?
  • 具體的流程與步驟?資料管理需要的工具?

為何資料於Google都可以找得到,還需要進行資料管理?

行動裝置的興起,改變我們的生活與學習模式。不論是旅行的資訊,還是學習的知識,只要經由行動裝置,再Google一下,即可以得到我們想要的知識。若是如此,每一個人都有手機,也可以得到一樣的資料,那每一個人的能力,是否都相同了嗎?答案很明顯的,當然不會一樣,反而是拉開差距。原因在於您是很快蒐集到資料,還是忙碌了一整天,卻因為資料過於龐大,而無法專注進而產生內化。

大量的收集網路資料一定會讓我們變的更聰明嗎?日前讀到由商業週刊所報導的一篇文章「連寫字都要查google...科技讓我們變笨的八個徵兆,你中了幾個?」,第三點指出,在《網路讓我們變笨?》一書曾提到,人類的記憶分成兩種,一種為短暫的工作記憶(working memory),另一種為長期記憶(long-term memory)。當資訊要從工作記憶轉變成長期記憶時,任何的中斷與打擾,例如說話、確認e-mail、傳訊息,都會使轉變過程失敗,資訊將會在被儲存為長期記憶之前就被燒毀。而現在網路一次接收到的爆炸資訊,也超出了短暫工作記憶的極限,簡單來說就是一直在網路收取資訊,真正記到腦子裡的卻不多。

從學習的理論而言,一個人聰明程度,與腦神經的連結有很大的關連。腦神經的連結程度越好,用比較易懂的語言,就是代表您的思考不但廣而深,相對的也代表知識與知識之間的連結關係緊密,過去,我們將知識一個一個檔案的放好,彼此沒有關連,於未來,知識應要發展成一個連結的網,讓資料彼此產生連結,這將是蘊孕下一個新知識或是產生新點子的起點。

如何來啟動資料管理的第一步,進而內化為個人的資料庫?

先分享一段經典的故事,是關於《愛麗絲夢遊仙境》。

愛麗絲:「請你告訴我,我現在應該要走哪條路呢?」「那得看你想要到哪裡去啊!」笑臉貓說。「到哪裡去都沒關係…」愛麗絲說。「那麼你走哪條路也沒有關係喔。」笑臉貓回答。愛麗絲接著解釋:「只要我能到達某個地方。」

笑臉貓說:「喔,你一定會到某個地方的,只要你走得夠久的話。」

閱讀上述的對話,我們可以很快的想到於資料庫的分類上,要依自己的目的﹙目標﹚,來進行。另一種方式,則是要依資料的屬性來分類。若要形成個人的資料庫,通常要依自己的目的來進行,這樣一來,就可以針對自己所需要的內容,進行蒐集-連結-整合,三部曲。這是一個金字塔的形成,同時也將助於自己的內化。

但也有人不了解自己的目標與目的,尤其是面對未來的創新的地圖,常說,我們走一條別人未走過的路,我們需要的是探索,而不是立即定下目標,也就是設計思考的第一階段,面對糢糊的階段。經由大量收集,慢慢的整合成為自己的方向,走出屬於自己的道路。

因此,如何進行第一步,先判斷的自己目的現況,利用目的或是類別來分類,知識的形成,可以是 Top Down,也可以是 Bottom up。

具體的流程與步驟?資料管理需要的工具?

資料管理的只是手段,最後還是以目的為依歸。我們並不是單純想要進行資料的管理,而是為了一些目的,例如:讓人過得有意義、發展個人的第二項專長、強化自己的工作效能、提升自我的競爭力、準時下班、更多玩樂的時間但品質要更好…等,不同目的流程稍有差異,但核心的架構是不變的。

  • 核心架構式流程如下
    1. 確認目的
    2. 資料蒐集
    3. 建立資料鳥瞰圖
    4. 資料整理
    5. 資料連結
    6. 資料更新
  • 使用工具
    1. Xmind:Xmind是心智圖法應用的工具之一,利用心智圖法將自己的目的進行擴散再收斂,將有助於釐清目的,也是設計思考常用的創意思考二部曲,而Xmind正可以強化手繪不足,同時也可製作一個資料庫的全貌,形成一個統合的模式,就見林又見樹。
    2. Evernote:知識與行動化的時代,筆記術越來越重要,然而一個好的方法,需要一個便利的工具。Evernote具有雲端、跨平台﹙iOS/windows/Android﹚、可以承載各種檔案格式…等優點,更重要於網頁的截取、點子的記錄皆提供了友善的操作方式。

資料管理人人會,但不同的流程、不同方法、不同的工具呈現出來的方式就會不同。當個人品牌開始成為主流之前,個人的資料庫管理,將會是您不可或缺的一環。

 

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