跟客戶訪談做的筆記,隔天之後常常自己也看不懂,有什麼技巧?

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跟客戶訪談做的筆記,隔天之後常常自己也看不懂,有什麼技巧?

客戶訪談紀錄若因為字跡潦草而無法閱讀,實在是令人扼腕的情況。要改善這樣的困境,除了記錄時刻意留心字體工整外,更重要的是瞭解筆記其實是思想的體現,如果在隔天就看不懂自己的筆記,除了字跡的因素外,很重要的是在整理筆記時很可能缺乏有效的架構,以致於隨想、隨談、隨寫,這樣隨性的記錄,透過一頁關鍵思考方式 或Mind Mapping或樹狀分析圖等自然很容易就因為隨緣而無緣解讀了。

我們稱隨想式的紀錄為「流水帳筆記」,依照訪談的時間依序逐條記錄下來,因為沒有架構,重點就散落在字裡行間,談完要再整理,還是需要逐字逐句辨識,重新組織架構訪談當時的重點,等於花了兩倍的心力。

如果一開始就以結構式的記錄方式,依照訊息的層次架構將訊息快速分類後記錄在對應的欄位,這部分可以參考一些常用的筆記法,例如,《為什麼聰明人都用方格筆記本?:康乃爾大學、麥肯錫顧問的祕密武器》,就建議在做筆記時,依照:「現狀:事實」、「問題點:問題邏輯分析」、「策略:行動方案」等三欄的方式組織訊息,這樣原本被動的訪談過程與記錄活動,就成為一個主動的腦力激盪,並且因為訊息歸屬明確,即使字跡潦草,也因為欄位的類別定位,比較容易回憶出訊息為何。

人類的記憶有限,再好的整理方法也抵不上遺忘的破壞力,因此最好是能在當天就再閱讀一次自己的筆記,將不完整或語意不明的部分補齊。這就是系統思考的魔力!

 

 

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