每天都有層出不窮的問題,如何提升自己問題分析與解決能力?

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每天都有層出不窮的問題,如何提升自己問題分析與解決能力?

陳經理早上剛開完品質客訴問題會議,馬上又面對跨部門專案進度落後協調改善,接下來大陸配合通路出了狀況,下班前需要找到替代方案; 同時又有一位員工提出辭呈…,一大堆問題同時產生。是否我們每天如同類似的困擾?專業經理人每天工作最大挑戰.....

在回答這個問題之前,有兩個觀念要先釐清,一是「每天都有層出不窮的問題」其來源為何?二是若想經由「提升自己問題分析與解決能力」來解決前者的關鍵步驟為何?不斷確認問題與系統思考之間相互關係是很重要!

要如何改善不斷出現的問題?類似的觀念我們在時間管理上也常碰到,原本屬於「不重要、不緊急」的常務,因為一再延遲而拖成了「重要、緊急」的要務。試想如果將原本今天到期的截止日延後個三天,在處理上不僅立刻少了迫在眉睫的壓力,也可以用更妥善的方式執行了。由此可知未雨綢繆的遠見規劃是向未來預借時間的關鍵。

「凡事預則立,不預則廢。」在這裡介紹一個增進問題分析解決能力的步驟,它有個簡單的口訣是「空、雨、傘」,分別代表「天空」、「下雨」、「帶傘」三個研判與因應的歷程,

「天空」是指善觀天象,應用在問題解決上就是審慎觀察,瞭解現狀。

「下雨」則是觀察之後分析可能出現的情況或變化,也就是對未來的研判。

「帶傘」是形成一個可執行、有效的解決方案。

想提升問題分析與解決能力,必須堅持每次在處理完緊急問題後誠實省思,找出個人或團隊在面對問題(或潛在問題)時的反應模式,並且透過檢討改善修正。問題分析得越深(因果、範圍、程度…等)、解決方案越明確具體、能整合的資源也越多,如此妥善解決的機會也越高,箇中包含了分析研判與執行紀律等能力。

每天所經歷的問題,可說是最好的教練,卻也是最壞的主人。如果始終避免不了拖延的習性,至少平時要預備好因應各樣氣候變化的雨傘,當驟雨忽至才能夠因應得法,快速撐起保護傘阻絕傷害。

 

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