會議中大家不發言,如何引導踴躍討論氣氛?

課程消息

會議中大家不發言,如何引導踴躍討論氣氛?

        在會議中發言,是屬於心理學中所謂的「社會表現」的領域,若要大家踴躍發言,必須要在「安全與接納」的氣氛下才有可能;另外,會議的決議及後續執行方式也會影響發言意願,如果會議僅是徒具形式,最後仍是以高層裁示為定,將不利於意見的提出與討論。簡單來說,如果企業組織是屬於集權式的氣氛,即使主席使盡渾身解數鼓勵發言,也只是流

於形式。

        會議的通病是「會而不議」、「議而不決」、「決而不行」、「行而不果」,換言之,一旦開會成了見面會,只是虛應故事,下次再召開會議時,一定會落得更高的「代理出席」比率,使得效能不彰的情形更加惡化。當會議出席者對於他們所投入的時間與心力感到值得時,發言的意願自然就高,更豐富的意見及討論也將提昇決議的品質,達到正向循環。

當確定發言安全與有效執行之後,首先主席善用引導方法發揮效果。在議程所定的範圍內,盡可能鼓勵參與,踴躍發言,對於提出的論點不予評論,但對於主題的掌握則必須精準且敏銳,切忌離題或過度複述。為了確保議題的討論能夠聚焦,建議可以依照下列的步驟:

首先,可以從現況與目的、原因(成因),也就是Why的討論。與大家關聯性提高; 不得不開這會議的必要性提高!

其次,如何集思廣義有那些項目與改善作法,也就是請夥伴多給些What的討論。

最後,在歸納結論時,必須提出共識後可行的How建議,進而成為執行的依據。

為顧及發言者怯於在公眾場合表達意見,一個相當有效且能精準表達意見的方式就是使用發言單(意見單),主席可於適當時機引導,以書面的方式陳述意見,一來可以有效節省會議時間,二來也可以讓與會人員有充分表達意見的機會,如此,日後再出席會議時,參與的程度必定高過僅出席卻未發言的「旁觀者」,另外,對於決議及結

論的支持與執行程度,也會高於旁觀者許多。

總結來看,開好一場會議就像是參加一場實境的問題解決教育訓練課程,不但能夠解決議程中的所列的問題,還能透過嚴謹的引導,發展出高效率的團隊問題解決方式,而對於決議的執行方式也是提昇執行力的關鍵(行必果)。

用LINE傳送