如何改善加班過於頻繁的情形?

管理創新

如何改善加班過於頻繁的情形?

      在建議您如何提高工作效率、用更短的時間完成更多的工作之前,首先要確認加班的成因是否源於心態;其次則是強化基本功提升工作效率以及向上管理能力。

一、工作習慣檢視:

當加班變為常態時,我們在心理上會習慣將工作均分到整段工作時間,換言之,如果早上進公司時預定工作八小時,便會進入「八小時模式」;可是如果因為某些因素,例如,下午四點必須參與外部會議公出,便會自動轉入「六小時模式」;但如果一早即設定今天「可能」會加班四小時,等到下班時一定會淪為自我實現的預言。

      以上是表象上的工作規劃,我們再來看看實際工作的情形,一般人分配資源(尤其是時間)的習慣是根據總量來規劃,也就是以預估完成時間為準;但如果根據成果導向的話,臨時遇到工作時間縮短(公出、傷病等)或工作量突增(緊要事件)的話,必須準時在下班交出成果,那麼單位時間的工作成果一定增加,效率也更緊湊。由此可看出心態與習慣的高度相關。

二、強化基本功及向上管理能力:

有時會遇到臨要下班了才被要求立刻提供報表分析或撰寫簡報、企畫書等,對此能夠爭取的緩衝時間極為有限,有賴平時的訓練與素養。基本功包括了電腦文書處理能力、規劃應變能力、檔案管理能力之外,很重要的就是時間管理及主動靈活的工作排程,如果在工作規劃上過於理想性,未預留可能受到的突發狀況而亂了陣腳,反而需要更多的時間重新調整。

      除了本身職務的需求外,還有一個預期之外的加班因素就是主管,以個人為例,如果不諳時間管理、工作排程的話,很可能最後要用加班來解決;但如果這個不諳管理排程的「個人」換成了部門主管的話,影響所及範圍可能就是整個部門了。因此對於喜歡臨時交辦重大工作項目的主管,一定要化被動為主動,比方說對於總喜歡在下午五點後才召開會議的主管,唯一能讓他(她)安心的就是持續以高品質準時完工。暢銷書《與成功有約》的作者Stephen Covey談到一個很重要的溝通原則就是「知彼解己」:瞭解對方,也讓自己被瞭解。

      如果臨時召開會議只是為了確定進度或其他固定的目的,一旦能夠透過其他機制達成這樣的目的,需要額外花費時間的會議便得以被取代。在此必須要釐清的是減少突發工作或交辦事項的關鍵決不是好逸惡勞的逃避加班,而是因為透過其他如工作排程、進度回報、主動諮詢等方式已經足以讓主管保持在「最更新的」狀態,節省無謂重複的溝通歷程,將資源用在最有效的產出上。

當然,任何機制的替換都需要時間,就像新習慣的建立與舊習慣的衰退,都是在每次的進與退之間逐漸消長、堅持而成的。

 

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